YOGYAKARTA (opinijateng.com) — Bagaimana sebuah fakultas dapat memberikan pelayanan akademik yang semakin cepat, tepat, dan responsif ketika jumlah mahasiswa yang harus dilayani jauh lebih besar daripada tenaga administrasi yang tersedia? Pertanyaan ini menjadi salah satu persoalan mendasar yang melatarbelakangi pelatihan peningkatan kinerja sumber daya manusia Fakultas Syariah dan Hukum (FSH) UIN Walisongo Semarang di Yogyakarta, 23–24 Oktober 2026.
Sebanyak 30 peserta dari unsur pimpinan fakultas, ketua dan sekretaris jurusan, pengelola administrasi dan penjaminan mutu, pimpinan laboratorium, dosen, hingga tenaga kependidikan mengikuti program yang diselenggarakan bersama Pusat Studi Manajemen Pendidikan Tinggi (PSMPT) UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta tersebut.
Di balik kegiatan bertajuk “Improving the Performance of Educational Staff in Supporting Excellent Academic and Administrative Services” ini, terdapat tantangan yang cukup konkret. Dekan FSH UIN Walisongo, Dr. H. Tolkah, M.A., menyoroti kebutuhan pelayanan sekitar 3.500 mahasiswa yang ditopang hanya oleh 10 tenaga kependidikan.
Situasi tersebut menuntut lebih dari sekadar pegawai yang bekerja lebih keras. Diperlukan cara kerja yang lebih sederhana, koordinasi yang lebih baik, pemanfaatan teknologi secara tepat, dan budaya organisasi yang menempatkan kebutuhan pengguna layanan sebagai perhatian utama.
Selama dua hari, peserta tidak hanya mendiskusikan persoalan tersebut di ruang kelas. Mereka juga memetakan proses pelayanan, mempraktikkan penggunaan kecerdasan buatan, mengembangkan perspektif kepemimpinan, dan mengikuti pembelajaran berbasis pengalaman di kawasan Nanggulan, Kulon Progo.
Rangkaian kegiatan ini memperlihatkan satu gagasan penting: peningkatan mutu pelayanan kampus perlu dimulai dari pembenahan cara berpikir dan cara bekerja orang-orang yang menjalankannya.
Ketika birokrasi kampus perlu belajar bergerak lebih gesit
Dalam pelayanan akademik, keterlambatan tidak selalu disebabkan oleh pegawai yang lambat bekerja. Ada kalanya masalah justru muncul karena prosedur yang berulang, pembagian tugas yang kurang jelas, revisi dokumen berkali-kali, atau informasi yang berbeda antara satu unit dan unit lainnya.
Persoalan seperti itu menjadi perhatian dalam sesi service excellence bersama Ahmad Dzakirin, S.E.I., M.B.A., trainer profesional yang membawakan materi penguatan kualitas pelayanan.
Peserta diajak melihat kembali perjalanan sebuah layanan dari sudut pandang pengguna. Apa yang dibutuhkan mahasiswa? Tahapan mana yang benar-benar diperlukan? Di bagian mana proses berpotensi terhambat? Dan bagaimana sebuah layanan dapat diselesaikan tanpa mengorbankan ketelitian maupun akuntabilitas?
Untuk mengeksplorasi pertanyaan tersebut, peserta dibagi menjadi enam kelompok. Setiap kelompok memetakan proses pelayanan pada unit kerja masing-masing, mengidentifikasi kebutuhan pengguna, serta mencari tahapan yang berpotensi menimbulkan keterlambatan.
Mereka juga mempelajari empat pendekatan penyederhanaan proses bisnis: eliminate, yakni menghapus tahapan yang tidak diperlukan; combine, menggabungkan proses yang dapat disatukan; rearrange, menata ulang urutan pekerjaan; dan simplify, menyederhanakan prosedur.
Keempat pendekatan tersebut dapat diterapkan dalam berbagai proses administrasi perguruan tinggi, mulai dari pengelolaan dokumen, alur persetujuan, penyampaian informasi, hingga koordinasi antarbagian.
Penyederhanaan bukan berarti menghilangkan pengawasan atau melonggarkan aturan. Justru sebaliknya, setiap tahapan perlu memiliki fungsi yang jelas agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih efektif tanpa mengurangi ketepatan dan pertanggungjawaban.
Dalam konteks fakultas dengan ribuan mahasiswa, perubahan kecil pada prosedur dapat menjadi bagian penting dari perbaikan layanan apabila diterapkan secara konsisten.
AI bukan pengganti pegawai, melainkan alat untuk bekerja lebih cerdas
Selain pembenahan proses, teknologi menjadi bagian penting dari pembahasan pelatihan. Dr. Eric Kunto Aribowo, S.S., M.A., dosen sekaligus praktisi AI dari Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga, memperkenalkan pemanfaatan artificial intelligence untuk mendukung pekerjaan tenaga kependidikan.
Bagi lingkungan perguruan tinggi, peluang penggunaannya cukup luas. AI dapat membantu menyusun draf surat, merangkum bahan rapat, mengolah informasi, menyiapkan kerangka dokumen, dan mendukung berbagai pekerjaan rutin yang selama ini menyita waktu.
Namun, kemampuan menggunakan AI tidak berhenti pada keterampilan menuliskan perintah atau prompt. Pengguna juga harus mampu menentukan pekerjaan yang layak dibantu teknologi, menyampaikan instruksi dengan jelas, memeriksa hasil, dan memahami tanggung jawab atas keluaran yang digunakan.
Dalam sesi tersebut, Eric memperkenalkan kerangka AI Fluency yang terdiri atas empat prinsip: delegation, description, discernment, dan diligence.
Prinsip delegation berkaitan dengan kemampuan menentukan tugas yang tepat untuk dibantu AI. Description menekankan kejelasan instruksi. Discernment mengarahkan pengguna untuk menilai hasil secara kritis, sedangkan diligence menuntut kecermatan dan tanggung jawab dalam penggunaannya.
Peserta juga melakukan simulasi menggunakan sejumlah prompt untuk mengeksplorasi penerapan AI dalam pekerjaan sehari-hari.
Pendekatan ini penting karena hasil yang dihasilkan AI tidak selalu benar, lengkap, atau sesuai dengan konteks kelembagaan. Dokumen resmi, informasi akademik, dan pekerjaan yang berkaitan dengan data pribadi tetap membutuhkan verifikasi serta penilaian manusia.
Dengan demikian, AI diposisikan sebagai alat bantu produktivitas, bukan pengganti tanggung jawab profesional pegawai.
Bagi perguruan tinggi, keberhasilan digitalisasi bukan semata-mata diukur dari banyaknya aplikasi yang digunakan. Ukuran yang lebih penting adalah apakah teknologi benar-benar membantu menyederhanakan pekerjaan, meningkatkan akurasi, dan memberikan manfaat nyata bagi pengguna layanan.
Kepemimpinan yang dimulai dari kemauan melayani
Teknologi dan prosedur yang baik tetap membutuhkan manusia yang mampu mengelolanya. Karena itu, Ketua PSMPT UIN Sunan Kalijaga, Dr. Jarot Wahyudi, M.A., mengawali pembahasan manajerial dengan materi Good University Governance dan servant leadership.
Dalam pendekatan kepemimpinan yang melayani, kewenangan tidak hanya dipahami sebagai kemampuan mengarahkan orang lain. Pemimpin juga memiliki tanggung jawab untuk mengembangkan tim, membangun lingkungan kerja yang sehat, dan memastikan bahwa setiap anggota organisasi memahami kontribusinya.
Salah satu refleksi penting dalam pendekatan ini adalah pertanyaan mengenai orientasi seseorang ketika bekerja: apakah ia hadir untuk melayani atau justru mengharapkan dirinya selalu dilayani?
Pertanyaan tersebut relevan bagi organisasi pendidikan tinggi yang terdiri atas banyak unit dengan fungsi saling berkaitan. Pelayanan akademik tidak dapat berjalan optimal apabila setiap bagian hanya berfokus pada penyelesaian tugasnya sendiri tanpa memperhatikan kelanjutan proses di bagian lain.
Materi kepemimpinan ini juga merujuk pada gagasan Ken Blanchard dalam buku Leading at a Higher Level, yang membahas kepemimpinan efektif dan pengembangan kinerja organisasi.
Dalam praktiknya, kepemimpinan yang melayani membutuhkan visi yang jelas, kesediaan untuk terus belajar, penghargaan terhadap kontribusi anggota tim, dan konsistensi antara nilai yang disampaikan dengan perilaku sehari-hari.
Ketika prinsip tersebut diterapkan dalam pengelolaan fakultas, pelayanan tidak lagi dipandang sebagai urusan satu bagian administrasi. Ia menjadi tanggung jawab bersama yang memerlukan dukungan pimpinan, dosen, tenaga kependidikan, dan seluruh unit terkait.
Cepat, tepat, ramah, dan solutif: empat ukuran pelayanan
Pembahasan kepemimpinan kemudian bertemu dengan ukuran yang lebih praktis dalam materi service excellence oleh Ahmad Dzakirin.
Empat indikator yang ditekankan adalah cepat, tepat, ramah, dan solutif.
Kecepatan berkaitan dengan kemampuan memberikan layanan dalam waktu yang wajar dan terukur. Ketepatan menuntut pekerjaan dilakukan dengan benar sejak awal. Keramahan tercermin dalam komunikasi yang menghargai pengguna, sedangkan sikap solutif berarti petugas tidak berhenti pada penjelasan formal, tetapi membantu menemukan jalan keluar atas persoalan yang dihadapi.
Keempat indikator tersebut dapat menjadi titik awal evaluasi layanan di setiap unit kerja.
Apakah mahasiswa memperoleh informasi yang jelas? Apakah dokumen diproses tanpa kesalahan yang seharusnya dapat dicegah? Apakah petugas memberikan penjelasan ketika suatu permohonan belum dapat diselesaikan? Apakah pengguna mengetahui tahapan dan kepastian tindak lanjut?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut mengubah konsep pelayanan prima menjadi sesuatu yang dapat diamati dan diperbaiki.
Dekan FSH UIN Walisongo, Dr. H. Tolkah, M.A., berharap pelatihan ini memperkuat kapasitas pegawai dan mendorong peningkatan kualitas pelayanan akademik maupun nonakademik, baik di tingkat fakultas maupun program studi.
Keterlibatan 30 peserta dari berbagai unsur juga memperlihatkan bahwa peningkatan pelayanan membutuhkan pemahaman bersama. Perubahan tidak akan bertahan lama apabila hanya dipahami oleh petugas administrasi, sementara proses kerja dan dukungan organisasi tidak ikut dibenahi.
Belajar dari perjalanan, masyarakat, dan pengetahuan lokal
Setelah rangkaian pembelajaran di dalam kelas, hari kedua membawa peserta ke pengalaman yang berbeda.
Bersama tim MOANA, peserta mengikuti kegiatan outbound team building di kawasan Nanggulan, Kulon Progo, dengan pendekatan experiential learning. Metode ini mengajak peserta belajar melalui pengalaman langsung, interaksi, dan refleksi, bukan hanya melalui paparan materi.
Salah satu aktivitasnya adalah bersepeda menyusuri kawasan Selokan Mataram dan jalan-jalan pedesaan Nanggulan. Peserta melewati hamparan persawahan dengan latar perbukitan Menoreh. Hujan yang turun selama kegiatan menambah tantangan perjalanan, tetapi rangkaian aktivitas tetap berlangsung.
Dalam kegiatan kelompok seperti ini, peserta menghadapi situasi yang berbeda dari rutinitas kantor. Mereka perlu berkomunikasi, menyesuaikan diri, memperhatikan anggota kelompok, dan menyelesaikan aktivitas bersama.
Pengalaman tersebut menjadi ruang untuk mengamati bagaimana koordinasi dan kepemimpinan muncul dalam praktik. Kerja sama tidak hanya dibutuhkan ketika seseorang memiliki kewenangan formal, tetapi juga ketika setiap anggota harus memahami perannya dan menjaga tujuan bersama.
Perjalanan kemudian membawa peserta berinteraksi dengan masyarakat setempat melalui lokakarya pembuatan tempe tradisional bersama Mbah Yem dan Mbah Ti.
Peserta mempelajari proses pembuatan tempe menggunakan ragi alami dan pembungkus daun pisang. Aktivitas ini memperkenalkan mereka pada pengetahuan lokal yang diwariskan melalui praktik langsung, ketekunan, dan pengalaman sehari-hari.
Rangkaian berikutnya adalah praktik membatik. Peserta berkesempatan mencoba proses membatik sendiri dan menghasilkan karya masing-masing.
Pembuatan tempe dan membatik memberikan pengalaman tentang ketelitian, kesabaran, kreativitas, serta pentingnya memahami proses sebelum memperoleh hasil. Nilai-nilai ini memiliki relevansi dengan pekerjaan administratif, yang juga menuntut kecermatan dan kesediaan mengikuti tahapan kerja secara bertanggung jawab.
Menemukan kembali cerita kuliner Nusantara
Pengalaman hari kedua juga ditutup dengan kunjungan ke TepiKota, sebuah rumah kuliner yang mengangkat kembali resep-resep lama Nusantara, terutama yang terdokumentasi dalam buku Mustika Rasa.
Buku tersebut merupakan kompilasi resep dari berbagai penjuru Indonesia, dari Aceh hingga Papua, yang disusun pada masa Presiden pertama Republik Indonesia, Ir. Soekarno.
Melalui proyek memasak ulang dan memperkenalkan kembali resep-resep tersebut, TepiKota berupaya menghadirkan kekayaan kuliner Nusantara sekaligus menghubungkan makanan dengan sejarah dan pengetahuan budaya.
Dalam kunjungan tersebut, Mas Febri dan Mbak Fida memperkenalkan upaya mereka mengolah dan menyajikan kembali hidangan berdasarkan resep-resep lama. Salah satu hal yang menarik perhatian adalah penggunaan minyak kelapa dalam sejumlah tradisi masakan Nusantara.
Pembahasan tentang bahan dan cita rasa ini membuka perspektif lain mengenai warisan kuliner Indonesia. Di balik sebuah hidangan, terdapat sejarah bahan pangan, teknik pengolahan, dan kebiasaan masyarakat yang berkembang lintas generasi.
Bagi peserta pelatihan, kunjungan ini memperluas pengalaman belajar di luar topik administrasi dan teknologi. Mereka diajak melihat bagaimana pengetahuan dapat dirawat, diteliti, dan dihadirkan kembali dalam konteks kehidupan masa kini.
Pengalaman tersebut juga menjadi pengingat bahwa inovasi tidak selalu berarti meninggalkan praktik lama. Ada kalanya, pembaruan justru dimulai dengan memahami kembali pengetahuan yang telah dimiliki masyarakat dan menemukan cara agar nilai-nilainya tetap relevan.
Dari dua hari pelatihan menuju perubahan di tempat kerja
Rangkaian pelatihan ini menghubungkan sejumlah kebutuhan yang sering kali dibahas secara terpisah: kepemimpinan, kecakapan digital, penyederhanaan proses bisnis, pelayanan prima, dan kemampuan bekerja sama.
Melalui delapan sesi materi dan aktivitas interaktif selama dua hari, peserta memperoleh kesempatan untuk melihat persoalan pelayanan dari berbagai sudut pandang. Pembelajaran di ruang kelas memberikan kerangka berpikir, sedangkan praktik pemetaan layanan, simulasi AI, dan kegiatan lapangan memberikan pengalaman yang dapat direfleksikan kembali.
Namun, nilai sebuah pelatihan pada akhirnya tidak hanya ditentukan oleh materi yang disampaikan atau aktivitas yang diikuti. Ukuran pentingnya terletak pada perubahan yang dapat diterapkan setelah peserta kembali ke lingkungan kerja.
Pemetaan proses perlu ditindaklanjuti dengan perbaikan prosedur. Penggunaan AI perlu diiringi verifikasi dan perlindungan informasi. Prinsip kepemimpinan yang melayani perlu tercermin dalam koordinasi dan komunikasi sehari-hari. Sementara itu, indikator pelayanan prima perlu diterjemahkan menjadi standar kerja yang dapat dievaluasi.
Bagi FSH UIN Walisongo, tantangan melayani sekitar 3.500 mahasiswa dengan dukungan 10 tenaga kependidikan menunjukkan pentingnya pengembangan kompetensi yang berkelanjutan. Kolaborasi dengan PSMPT UIN Sunan Kalijaga menjadi salah satu upaya memperkuat kapasitas tersebut sekaligus membangun pemahaman lintas unsur mengenai tata kelola perguruan tinggi.
Bagi institusi pendidikan tinggi lainnya, pengalaman ini memberikan pelajaran bahwa pengembangan sumber daya manusia dapat dirancang lebih bermakna ketika pelatihan tidak berhenti pada ceramah di ruang kelas. Persoalan nyata organisasi dapat dijadikan titik awal, teknologi diperkenalkan melalui praktik, dan kerja sama diperkuat melalui pengalaman yang melibatkan peserta secara langsung.
Pada akhirnya, kampus yang memberikan pelayanan baik bukanlah kampus yang sekadar memiliki prosedur lengkap atau teknologi terbaru. Kampus yang baik adalah kampus yang mampu memastikan prosedur tersebut bekerja, teknologi digunakan secara bertanggung jawab, dan setiap orang di dalam organisasi memahami bahwa pekerjaannya berpengaruh terhadap pengalaman orang lain.
Dari ruang pelatihan hingga jalan pedesaan Kulon Progo, pesan itu menjadi benang merah kegiatan FSH UIN Walisongo: mutu pelayanan dibangun melalui perpaduan kompetensi, karakter, kolaborasi, dan kemauan untuk terus memperbaiki cara bekerja. -Rif
